หัวหน้า ลูกน้อง ปัญหาคาใจ ทำอย่างไรไม่กล้าบอก

บทความโดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

Official website, please click: http://www.aclc-asia.com

คำถามที่ได้รับบ่อยครั้ง จากผู้เข้าอบรมคือ “ทำอย่างไรดี อยากบอกให้หัวหน้าปรับปรุงตัว แต่ไม่กล้าบอก” ดิฉันมักถามก่อนว่า “คิดอย่างไรจึงไม่บอก” คำตอบที่มักได้รับคือ  ไม่อยากทำเกินหน้าที่ลูกน้อง เพราะไม่แน่ใจว่าหัวหน้าจะรับได้ไหม

หากมองความกังวลนี้ จากมุมมองด้านวัฒนธรรมที่แตกต่าง ก็พอจะเข้าใจได้ เมื่อประมาณสามสิบกว่าปีที่แล้ว นักจิตวิทยาสังคมที่มีชื่อเสียง Geert Hofstede ซึ่งเคยทำงานอยู่ที่ IBM ได้ศึกษาความแตกต่างด้านวัฒนธรรม โดยสำรวจจากพนักงานในองค์กรข้ามชาติใน 40 ประเทศ   และได้สรุปความแตกต่างออกมาหลากมิติ  และหนึ่งในนั้นคือ ความแตกต่างด้านระยะห่างของอำนาจ (Power Distance)  ความหมายของข้อต่างนี้คือ ยิ่งดัชนีระยะห่างน้อย (Low Power Distance) มุมมองของคนยิ่งมีแนวโน้มไปในทางที่ว่า บุคคลในองค์กรมีความเท่าเทียมกันมาก และได้รับโอกาสในการแสดงความเห็นและร่วมตัดสินใจได้มาก โดยไม่ต้องกังวลเรื่องตำแหน่ง หรือความอาวุโส ในทางตรงกันข้าม เมื่อดัชนีระยะห่างสูง (High Power Distance) ผู้ที่เป็นลูกน้อง ก็มักจะเห็นว่า ควรทำตามคำสั่ง มิบังอาจไปบอกหรือแนะนำหัวหน้าว่าควรทำอย่างไร

ด้านหนึ่งที่ช่วยคลี่คลายให้บรรยากาศการพูดคุยเปิดเผยเกิดขึ้นได้ คือกำหนดวัฒนธรรมการสื่อสารที่องค์กรต้องการ องค์กรมองว่า วัฒนธรรมรูปแบบใดจากสองแบบที่กล่าวมา เป็นสิ่งที่องค์กรอยากปลูกเสริม เพื่อการสื่อสารและการร่วมงานกันที่มีประสิทธิผล ก็ควรทำให้ทั้งผู้บริหารและบุคลากรเข้าใจตรงกันและนำไปปฏิบัติ

  ด้านวิธีการพูดของลูกน้อง ขอแบ่งปันเทคนิคดังนี้

  • หาช่วงเวลา ที่หัวหน้ามีเวลาพูดคุย และไม่เลือกช่วงที่เขากำลังเครียดหรือกดดัน
  • ขออนุญาตก่อน ก่อนที่จะพูดเพื่อให้ข้อมูลสะท้อนกลับ
  • ในการบอก ไม่ควรอ้างว่า มาจากคนอื่น หากเราเองก็ไม่ชอบให้คนพูดถึงเราลับหลัง หัวหน้าก็เช่นกัน
  • สำหรับวิธีการพูด ไม่ควรพูดเชิงตำหนิ เช่น “พี่ฉุนเฉียว”  “พี่ใช้คำพูดแย่มาก”  “พี่รู้ตัวไหมว่าพี่ชอบใช้อารมณ์กดดันคนอื่น”  หากเน้นที่ชื่อของเขา จะฟังดูเป็นเชิงต่อว่า ที่ไม่ว่าใครๆก็รับได้ยาก
  • เราอาจเปลี่ยนเป็น “ผมสังเกตว่า…….. “  “ผมเป็นห่วงว่าจะทำให้……”  “ตัวผมเองเชื่อว่า พี่คงอยากให้ผู้ฟัง รู้สึกมีกำลังใจในการเปลี่ยนแปลงมากกว่า”  
  • ลูกน้องควรเปิดใจกว้างโดยการถามในตอนท้าย “เรื่องนี้พี่คิดอย่างไรครับ” เพื่อให้เห็นว่า คุณเองก็พร้อมรับฟังเหตุผลของเขาเช่นกัน

36415db5b1204889b93b618014c911fc

พัฒนาภาวะผู้นำ การสื่อสาร

ในการพัฒนาภาวะผู้นำ เมื่อศึกษาบทบาทหน้าที่ ที่สำคัญของผู้นำจากแหล่งต่างๆ จะเห็นคล้ายกันว่า สิ่งสำคัญที่ผู้นำในองค์กรควรทำคือ การสื่อสารที่สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้บุคลากรในองค์กร ร่วมด้วยช่วยกันอย่างหมดใจ ในการสร้างอนาคตที่ดีขึ้นไปอย่างต่อเนื่องขององค์กร

32651469_xxl

วันที่รับตำแหน่งผู้นำ จึงปฏิเสธไม่ได้ว่า  การสื่อสารเป็นความรับผิดชอบอันหนึ่งที่ตามมาทันที  หัวข้อหลักๆ ที่ผู้นำควรสื่อสาร มิใช่ใครอื่น มีห้าหัวข้อดังนี้

  1. หากมีการเปลี่ยนแปลง ผู้นำคือผู้ที่สื่อสารสาเหตุของความจำเป็นเร่งด่วน และโยงไปถึงการปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงาน (ถ้ามี) การใช้ทรัพยากรต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
  2. สื่อสารผลประกอบการ
  3. สื่อสารกลยุทธ์ เป้าหมายและทิศทางขององค์กร ลำดับความสำคัญ ข้อนี้สำคัญมากต่อการบริการจัดการเวลาของผู้ที่ทำงานให้คุณ (Time Management)
  4. สื่อสารวัฒนธรรมองค์กร พฤติกรรมที่คาดหวังในการอยู่ร่วมกันเป็นอย่างไร ข้อนี้จะลดความขัดแย้งในการทำงานระหว่างทีมของบุคลากรได้ด้วย
  5. สื่อสาร เพื่อให้เกิดความเข้าใจในความคาดหวัง ในการร่วมงานกัน เช่น สไตล์การบริหารของคุณเป็นอย่างไร  คุณไม่ใช่คนที่จะให้คำตอบทุกอย่าง แต่คุณจะถามและยินดีรับฟังความคิดเห็น เพราะคุณอยากให้ทุกคนเสนอไอเดียดีๆ   เป็นต้น

Official website, please click

http://www.coachtrainingasia.com

Contact us:

Tel. +66 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com