อบรม Professional Image and Business Etiquette – การสื่อสารด้วย E-Mail

(C) 2016 Copyright – รูปภาพด้านบนมีลิขสิทธิ์ ห้ามคัดลอกหรือทำสำเนาใดๆ 

การสื่อสารด้วยอีเมล์ 

โดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ – All rights reserved.

E-mail (ตามพจนานุกรมคำศัพท์คอมพิวเตอร์) ย่อมาจาก electronic mail หมายถึงการสื่อสารหรือการส่งข้อความ โน้ต หรือบันทึกออกจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ผ่านไปเข้าเครื่องปลายทาง การสื่อสารด้วยอีเมล์ เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการสื่อสารในธุรกิจในปัจจุบัน และส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ข้อควรระวังในการสื่อสารทางอีเมล์มีดังนี้

  • อีเมล์ควรสั้น กระชับ ได้ใจความ และสุภาพ
  • เปิด และลงท้ายอย่างสุภาพ ไม่ว่าคุณจะรีบแค่ไหน  ลงท้ายและลงชื่อเสมอ
  • ไม่ควรเขียนอีเมล์ โดยใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในภาษาอังกฤษทั้งหมด เพราะในบางวัฒนธรรมจะเข้าใจว่า คุณกำลังตะโกนใส่เขา
  • อย่าใช้การ์ตูน หรือเครื่องหมายที่ไม่จำเป็น
  • ระวังการใช้ตัวย่อที่ผู้อื่นไม่ทราบความหมาย

อบรม Personality Development

  • เมื่อได้รับอีเมล์ที่ใส่อารมณ์มา ไม่ควรโต้ตอบทันที คิดวิเคราะห์สักนิด อาจทำให้คุณมีทางเลือกมากขึ้นในการทำให้สถานการณ์และความสัมพันธ์ดีขึ้น มากกว่าทำให้แย่ลงไปอีก
  • ควรตอบอีเมล์ภายใน 24 ชั่วโมง ถ้าทำได้
  • ไม่ควรเลือกกระทำ เพราะอีเมล์ไม่มีความลับ
  • อย่าสำเนาถึงผู้ที่ไม่จำเป็น เพราะจะเป็นการรบกวนเขา
  • ถ้าอยู่ระหว่างการเดินทาง ไม่สะดวกตอบทางอีเมล์ ควรใส่ข้อความไว้ ว่าติดต่อใครได้ และคุณพร้อมติดต่อได้อีกเมื่อไหร่
  • ร่างข้อความให้จบ แล้วค่อยใส่อีเมล์ของผู้รับ ป้องกันการส่งไปโดยยังไม่ได้ตรวจเรียบร้อย
  • ก่อนจะส่งต่อ (forward) ข้อมูลที่ได้รับมา ควรคำนึงก่อนว่าจะก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้ที่ส่งมาและผู้ที่จะรับอีเมล์หรือไม่ และผู้ส่งอนุญาตให้เราส่งต่อหรือไม่
  • หากข้อความยาวมาก ควรบอกหัวข้อหรือประเด็นหลักก่อน แล้วจึงลงมือให้ข้อมูลของแต่ละประเด็น เนื้อความควรเรียบเรียงให้ผู้อ่านเข้าใจง่ายๆ  เช่น เป็นขั้นตอน หรือจากเรื่องทั่วไปมาสู่เรื่องเฉพาะเจาะจง

 

หลักสูตร Personality Development, Business Etiquette, Professional Image,

Dining Etiquette, Dress for Success in Business 

ติดต่อ แอคคอม แอนด์อิมเมจ อินเตอร์เนชั่นแนล

โทร +66 2197 4588-9

Email: info@aclc-asia.com

http://www.aclc-asia.com

AcComm & Image International

*********************************