(C) 2016 Copyright – รูปภาพด้านบนมีลิขสิทธิ์ ห้ามคัดลอกหรือทำสำเนาใดๆ
การสื่อสารด้วยอีเมล์
โดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ – All rights reserved.
E-mail (ตามพจนานุกรมคำศัพท์คอมพิวเตอร์) ย่อมาจาก electronic mail หมายถึงการสื่อสารหรือการส่งข้อความ โน้ต หรือบันทึกออกจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ผ่านไปเข้าเครื่องปลายทาง การสื่อสารด้วยอีเมล์ เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการสื่อสารในธุรกิจในปัจจุบัน และส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ข้อควรระวังในการสื่อสารทางอีเมล์มีดังนี้
- อีเมล์ควรสั้น กระชับ ได้ใจความ และสุภาพ
- เปิด และลงท้ายอย่างสุภาพ ไม่ว่าคุณจะรีบแค่ไหน ลงท้ายและลงชื่อเสมอ
- ไม่ควรเขียนอีเมล์ โดยใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในภาษาอังกฤษทั้งหมด เพราะในบางวัฒนธรรมจะเข้าใจว่า คุณกำลังตะโกนใส่เขา
- อย่าใช้การ์ตูน หรือเครื่องหมายที่ไม่จำเป็น
- ระวังการใช้ตัวย่อที่ผู้อื่นไม่ทราบความหมาย
- เมื่อได้รับอีเมล์ที่ใส่อารมณ์มา ไม่ควรโต้ตอบทันที คิดวิเคราะห์สักนิด อาจทำให้คุณมีทางเลือกมากขึ้นในการทำให้สถานการณ์และความสัมพันธ์ดีขึ้น มากกว่าทำให้แย่ลงไปอีก
- ควรตอบอีเมล์ภายใน 24 ชั่วโมง ถ้าทำได้
- ไม่ควรเลือกกระทำ เพราะอีเมล์ไม่มีความลับ
- อย่าสำเนาถึงผู้ที่ไม่จำเป็น เพราะจะเป็นการรบกวนเขา
- ถ้าอยู่ระหว่างการเดินทาง ไม่สะดวกตอบทางอีเมล์ ควรใส่ข้อความไว้ ว่าติดต่อใครได้ และคุณพร้อมติดต่อได้อีกเมื่อไหร่
- ร่างข้อความให้จบ แล้วค่อยใส่อีเมล์ของผู้รับ ป้องกันการส่งไปโดยยังไม่ได้ตรวจเรียบร้อย
- ก่อนจะส่งต่อ (forward) ข้อมูลที่ได้รับมา ควรคำนึงก่อนว่าจะก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างผู้ที่ส่งมาและผู้ที่จะรับอีเมล์หรือไม่ และผู้ส่งอนุญาตให้เราส่งต่อหรือไม่
- หากข้อความยาวมาก ควรบอกหัวข้อหรือประเด็นหลักก่อน แล้วจึงลงมือให้ข้อมูลของแต่ละประเด็น เนื้อความควรเรียบเรียงให้ผู้อ่านเข้าใจง่ายๆ เช่น เป็นขั้นตอน หรือจากเรื่องทั่วไปมาสู่เรื่องเฉพาะเจาะจง
หลักสูตร Personality Development, Business Etiquette, Professional Image,
Dining Etiquette, Dress for Success in Business
ติดต่อ แอคคอม แอนด์อิมเมจ อินเตอร์เนชั่นแนล
โทร +66 2197 4588-9
Email: info@aclc-asia.com
*********************************